Метод Альпы. Пример планирования дня по методу Альпы

Когда мы думаем об Альпах, нам первую очередь приходит в голову: горы и лыжи. Однако аббревиатура Alpen также обозначает технику ежедневного планирования – метод Альпы.

Метод АLPEN предназначен для руководителя и самоменеджмента, которые каждый вечер задаются вопросом, почему они так устали. Почему их списки дел никак не становятся меньше, несмотря на тяжелую работу.

Постоянное напряжение и всё более быстрая обработка нескончаемого списка дел не приводят к желаемой цели. Для многих это настоящая дилемма.

В поисках большей эффективности и некоторой свободы в трудовой жизни, стоит опробовать метод Альпы. Используйте его вместе с методом Помидора для своевременного отдыха.

Что такое метод Альпы?

По методу Альпы необходимо в течение нескольких минут создать себе план на день. Это позволит легче структурировать планы и отслеживать их.

Цель планирования дня – повысить производительность, избежав при этом дополнительного стресса.

Многие менеджеры успешно пользуются этим простым, но эффективным методом. Стоит попробовать метод Альпы, он прост и это делает его лучшим для ежедневного планирования.

Не существует сложной и запутанной системы с диаграммами и таблицами, которыми ещё нужно научиться пользоваться. Достаточно нескольких минут утром и вы уже имеете заметный эффект.

Почему так называется? Альпен является аббревиатурой с немецкого языка и расшифровывается как:

• A – задачи (все встречи и дела).
• L – продолжительность.
• Р – буфер.
• Е – решения.
• N – последующий контроль.

Эти пять шагов определяют метод Альпы и должны выполняться каждое утро. Вам практики понадобится: ручка, бумага и самодисциплина.

Метод Альпы в управлении временем

Значение термина ALPEN немного сложное, чем просто расшифровка отдельных шагов. Рассмотрим технику глубже.

A – задачи / сделать (это ваш «Todo список»)

Запишите на лист бумаги всё, что вы хотите сделать на следующий день.

Рассмотрите задачи, вытекающие из ваших еженедельных и ежемесячных целей, непредвиденные задачи, новые добавленные действия и рутинные действия, а также ваши встречи.

L – продолжительность времени

Рядом с каждой задачей отметьте время, которое, потребуется для её выполнения.

Не бойтесь неточных оценок! Всего через несколько дней вы будете точно знать, сколько времени вам нужно для определенных действий. Наоборот, стремитесь сделать хоть какую-то оценку, даже если не можете представить сколько это займёт времени, чтобы затем быстрее научиться делать правильные прогнозы.

У нас есть тенденция всегда отнимать столько времени, сколько мы можем себе позволить. Если вы не назначили конец встречи, то она будет продолжаться до тех пор, пока не закончится время (пример, у вас назначена другая встреча). Если вы ограничили встречу 90 минутами, то вам может понадобиться на 10 минут больше, но вы закончите гораздо раньше.

То же самое и с вашим личным временем. Если вы укажете отрезок времени, то заставите себя придерживаться его последовательно и работать более эффективно, меньше отвлекаться.

Р – буфер времени

Резервируйте по крайней мере 40% буферного времени!

У вас будет доступно время для неожиданных и внезапных событий, которые вы просто не можете предвидеть.

Это означает, что вы должны запланировать только 6 часов из 10 рабочих часов или только 5 часов из 8 рабочих часов! Это требует строгого сокращения других видов деятельности.

E – установите приоритеты

Принимайте решения о приоритете своей деятельности.

Что для вас самое важное, что самое срочное? Где вы можете что-то сократить или делегировать другим? Прочитайте 7 способов как расставить приоритеты.

N – Обозначение

Запишите все вышесказанное в подробный недельный график и обратите внимание на результаты. Насколько точным был план вашего дня?

Действуйте так, чтобы выполнить наиболее важные задачи в начале дня, менее важные суммируются в виде блоков задач или, при необходимости, в виде небольших перерывов.

Также обратите внимание, что бывают моменты в течение дня (или недели), когда вас беспокоят очень мало, и моменты, когда телефон постоянно звонит, или приходят посетители. При использовании метода Альпы важно также обращать внимание на самочувствие и свой биоритм.

Итоговые шаги ежедневного планирования по методу Альпы:

• A: список задач: мероприятия, встречи.
• L: оценка длины: время, необходимое для выполнения каждой задачи.
• П: буфер плана: запланируйте только 60% вашего рабочего дня.
• E: установить приоритеты: (ABC-анализ, матрица Эйзенхауэра).
• N: обозначение: запись результатов, точность плана.

Советы по планированию по методу Альпы

Соберите всю информацию и все задачи

Чтобы иметь возможность записывать задачи и действия, вы сначала должны иметь информацию о том, что вы должны сделать или хотите сделать в соответствующий день.

Не будьте небрежны и записывайте все задания, включая стандартные, такие как чтение и ответы на электронные письма. Запись всех заданий даёт вам первое впечатление о том, что должно быть сделано.

Поджимайте сроки

Второй шаг – учиться оценивать количество времени на выполнение каждой задачи. Всегда желательно оценивать реалистично, но рассчитывать время немного плотнее.

Опыт показывает, что задачи, как правило, увеличиваются, если вы даёте им больше времени с самого начала. Теснота временных окон вынуждает вас попрощаться со всеми слишком перфекционистскими идеями. Не должно быть никакого стресса, но и никакого безделья.

Сокращайте буфер

Планирование буферного времени тесно связано с оценкой длительности задачи. Немного попрактиковавшись, большинство людей вскоре смогут очень реалистично оценивать буферное время.

Всё зависит от того, какая у вас рабочая ситуация. Классическим руководством является планирование 30-40% дня в качестве буфера, но напрактиковавшись можно перейти к примеру на 15-25%.

Корректируйте план в течение дня

Следующий шаг – принимать решения, основываясь на имеющемся списке задач и времени. Часто приходится признать, что на некоторые задачи времени не останется. Необходимо установить приоритеты.

Решайте осознанно для себя неотложные и важные задачи. Лучше всего планировать самые важные задачи прямо в самом начале, чтобы вы все ещё были полны энергии и могли быть уверены, что эти задачи действительно будут выполнены.

Обширные задачи должны быть разделены на небольшие куски. Ценный совет для всех тех, у кого всегда низкий уровень продуктивности после обеда: рутинные задачи с более низким приоритетом лучше всего подходят для этого периода.

Получайте опыт через ретроспективу

Наконец, есть ещё одна проверка, которая привела бы нас к последнему понятию метода Альпы.

Каждый вечер спрашивайте себя, насколько хорошо сработало ваше ежедневное планирование, и старайтесь извлечь из него уроки. Насколько реалистична оценка длин и достаточен ли буфер? Что я должен сделать лучше или по-другому завтра?

Метод Альпы на пути к большей эффективности

Методика Альпы очень проста и очень помогает разделить день на начальном этапе обучения тайм-менеджменту.

С помощью метода Альпы вы не будете приходить домой с чувством, что ничего не удалось сделать так, как нужно. Это сильное преимущество метода Альпы.

Вы посвящаете своё время именно индивидуальным задачам и всегда можете точно сказать себе, своёму начальству и своей команде, чего вы добьетесь. И что останется назавтра, на следующей неделе или в дальнейшем. Это также облегчает планирование для всех, кто с вами сотрудничает.

Повышается производительность труда, и в равной степени повышается благосостояние. Но ваша будущая цель – повышение эффективности, а не только производительности. С опытом стоит научиться большую часть дел – вообще не делать.

---

Ещё почитать:

---